詳談如何當好一名保安公司辦公室主任

　　　　　　　　              溫州市保安服務總公司　周兆松

       保安服務業(yè)做為特殊服務行業(yè)，主要是根據(jù)客戶單位的需求，以人防、技防、物防等安全保護手段為主和其他服務類型相結(jié)合的服務性行業(yè)，主要目的為保護客戶人身、財產(chǎn)和信息等安全，維護客戶合法權(quán)益。保安公司既不同于其他團體、機構(gòu)、企事業(yè)單位及群眾組織，又不同于國家法定執(zhí)法機關。

     隨著2010年《保安服務管理條例》出臺，保安服務市場的全面開放和民營保安公司的大量出現(xiàn)，我國保安行業(yè)在近幾年內(nèi)得到了迅速發(fā)展。保安公司做為社會公共安全保障體系中的一支民間力量，逐步成為協(xié)助政府維護社會治安的生力軍。在保安公司的眾多部門中，辦公室做為公司的綜合部門，是保安公司運轉(zhuǎn)的中樞和核心機構(gòu)，也是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐，因此能否充分發(fā)揮辦公室的工作職能直接影響公司的正常運轉(zhuǎn)和發(fā)展。同時，辦公室主任作為部門負責人對辦公室工作的開展起著決定性的作用。保安公司的特殊性決定了其辦公室主任也必須具備特殊素質(zhì)要求與之相對應，以推動及規(guī)范公司的發(fā)展。而如何當好一名保安公司辦公室主任，我認為應該要做到以下幾點:

     一是要具有基層保安工作經(jīng)歷，做一名“接地氣”的辦公室主任。辦公室主任除具備各項辦文、辦會、辦事等綜合素質(zhì)能力外，更需要具有基層保安工作經(jīng)歷，“接地氣”的深入到基層，了解基層保安員的工作及客戶的需求，深刻體會基層保安工作的流程與操作，在實踐中更能深刻掌握客戶需要什么、保安工作缺乏什么、哪里不到位、如何改進等實際情況。

     保安公司在承接各項保安服務項目時，辦公室需要擬定保衛(wèi)方案，在擬定方案時必須綜合考慮保安崗位如何設置、人員如何投入、職責如何分工、裝備如何投入、保安工作標準和應急預案如何制訂、保安培訓有何要求、保安收費標準等實際情況。有基層工作經(jīng)歷的辦公室主任更能隨心應手，科學合理的結(jié)合實際完成保安服務方案，避免服務方案的不切實際。另外在參與保安服務項目招投標工作時，標書中商務標的擬定、技術資信標的分析成型及各項方案的擬定等工作，各保安公司基本上都是由辦公室負責。辦公室主任的水平直接關系投標文件的制作水平，對項目能否中標起決定性作用?，F(xiàn)階段各保安服務項目的招投標不同于以往的低價中標，基本上以技術資信部分為主，政府采購招標文件中常以商務分20%，技術資信分80%的比例開展招標工作，故在制作技術資信標中的保安服務方案、工作流程、保安工作特點難點及解決措施、管理機制等技術資信評分項時，必須要有足夠的基層工作經(jīng)歷為基礎及依托，結(jié)合寫作水平，方能更真實的按實際要求寫出科學、合理、規(guī)范的投標文件。若辦公室主任缺乏基層工作經(jīng)歷，單憑主觀空想，不能結(jié)合實際需求解決實際問題，猶如閉門造車、紙上談兵，難以制作出優(yōu)秀的投標文件。

　  二是要堅持原則，發(fā)揮作為領導參謀的助手作用。辦公室主任一定要有全局觀念，始終以公司利益為出發(fā)點。國外保安行業(yè)發(fā)展已經(jīng)過上百年，具備豐富的管理經(jīng)驗，這些無疑都是國內(nèi)企業(yè)在短期內(nèi)難以達到的一個目標。中國保安業(yè)發(fā)展只有三十多年，特別是2010年《保安服務管理條例》出臺之前，都是壟斷式的國有企業(yè)，行業(yè)發(fā)展具有一定的滯后與約束性，發(fā)展緩慢。

     在《條例》出臺后，各民營保安公司也相繼成立，經(jīng)濟的發(fā)展讓社會對安保的需求不斷加大，而且隨著“一帶一路”發(fā)展向前推進，保安企業(yè)在強大自身實力的同時也需走出國門，開拓國際市場。因此，保安企業(yè)急需快速規(guī)范化發(fā)展，只有做大做強方能走出國外，與國外保安企業(yè)相競爭。

     如今，中國保安服務的規(guī)范操作正在不斷的摸索、探討與發(fā)展中，保安公司的服務標準也相繼提高與完善，其中保安公司管理制度建設的完善與規(guī)范對推動公司的發(fā)展起重要作用。

     保安公司在管理模式及先進制度建設方面若無法跟上時代發(fā)展的潮流，必將被市場所淘汰，也無法與國外歷史悠久的企業(yè)相競爭。對于公司的規(guī)范化建設，辦公室主任要充分發(fā)揮作用，為領導出謀劃策，提供正確的信息與資源。一要辦公室主任通過對國內(nèi)外整個保安服務行業(yè)的發(fā)展分析，特別是國內(nèi)保安服務行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展方向、發(fā)展前景進行分析與預測，結(jié)合保安公司的實際情況，把握趨勢，深入分析，去偽存真，為領導提供各項信息；把控公司的發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展方向，為領導分析問題、作出決策提供及時、準確、全面的情況材料，更好地為領導決策服務。二要認真學習及深刻領會上級主管部門、監(jiān)管部門、各協(xié)會等有關文件精神，掌握上級部門最新情況和信息。在貫徹落實和工作總體部署方面，辦公室主任要給領導提供準確及時的參謀意見和建議。三要堅持原則，以公司利益為出發(fā)點，實事求是，不偏不袒，善于“慎言”，勇于直言，對領導包括主要領導同志的失誤和欠妥的決定，要敢于誠懇提醒，不可無原則地迎合和奉承。近年來保安市場的全面開放，激烈的市場競爭將導致部分保安公司被市場淘汰。領導決策的正確與否對公司發(fā)展，有些甚至是對公司存亡起著決定性的作用。如雅虎公司的CEO楊致遠堅持認為自已公司的價值遠高于微軟公司所給出的估價，因而拒絕考慮微軟收購雅虎的建議，他的固執(zhí)代價沉重，股東因此損失了300億美元，自己也因此丟掉了工作。

     辦公室主任要擁護領導的正確決策，也要在錯誤的決策面前堅持原則，顧全大局，不阿諛奉承，以公司利益出發(fā)，要在錯誤發(fā)生之前就盡量說服領導改變策略或收回成命。要盡可能的收集充分的信息，準備強有力的理由，并一定要提供替代的解決方案。如歷史上張良巧言勸劉邦：醍醐灌頂幡然醒，劉邦搬出阿房宮的故事。正因張良、樊噲顧全大局，不迎合與奉承，良言相勸劉邦及時搬出阿房宮，最終得民心，而后得天下。

     三是自身的修養(yǎng)決定協(xié)調(diào)的成敗，要不斷提高自身素質(zhì)，加強個人修養(yǎng)。辦公室受其工作性質(zhì)和特點以及工作職責等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應該提高自身素質(zhì)，加強個人修養(yǎng)，提升業(yè)務水平。作為辦公室主任，要擁有全面的政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識素質(zhì)。

     政治素質(zhì)是作為一名優(yōu)秀辦公室主任的首要素質(zhì)，政治上不可靠是沒資格成為辦公室主任。其次為品德素質(zhì)，品德素質(zhì)是做好一名優(yōu)秀辦公室主任的基礎素質(zhì)。協(xié)助領導做好協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項基本職責，若辦公室主任沒有良好的品德、品行，就難以服眾，難以發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，就無法勝任辦公室主任一職。另外心理素質(zhì)要強，知識素質(zhì)要硬。心理素質(zhì)方面，應做到：急而不燥、怒而不形、喜而不亢；隨和而不盲從、自信而不固執(zhí)、忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑，這些是做好一名優(yōu)秀保安公司辦公室主任的基本素質(zhì)。因為辦公室工作繁雜，辦事慢條斯理肯定不行，要快要急，但不能躁，一燥就容易忙中出錯。如保安大隊需要安保方案時，辦公室主任要盡快按實際情況予以出稿，真正做到部門為大隊服務，大隊為基層服務的服務流程。喜怒哀樂，人之常情，但辦公室主任要掌握度，不能盡情發(fā)揮；特別是遇到受委屈的事，要學會忍讓，退一步海闊天空，但原則問題上必須寸土不讓。

     知識素質(zhì)方面，辦公室主任要做到知識淵博。理論知識要有較強的知識儲備，保安專業(yè)知識要精，有關保安方面的法律法規(guī)及勞動法等基礎知識方面要通。知識素質(zhì)的提高不是一朝一夕的事，要一天一日地逐漸積累。辦公室主任只有不斷學習，不斷吸取新鮮的知識，不斷積累工作實踐經(jīng)驗，不斷提升自身修養(yǎng)，才能不斷地進步，方能不斷推動保安公司的健康發(fā)展。

     總之做好一名保安公司的辦公室主任，要對公司制度建設、規(guī)范運作、總體規(guī)劃等整體發(fā)展發(fā)揮關鍵性的作用，以公司發(fā)展大局為主，努力提高自身素質(zhì)，做好領導的參謀，服務于公司。